Utmaning
I Scandi Standards nya affärsstrategi finns en tydlig riktning framåt att effektivisera och harmonisera hur man jobbar inom hela koncernen. Ambitionen är att skapa ett gemensamt Scandi Standard som delar affärsprocesser, system och verktyg. Att skapa tydligare och starkare kultur och driva ett förändrings- och effektiviseringsarbete i hela koncernen var ett annat behov.
För att lyckas, kom ledningen fram till att den interna kommunikationen behövde effektiviseras, moderniseras och nå ut till samtliga medarbetare i alla länder. Man såg också behov av att samarbeta och dela kunskap via en digital arbetsplats.
Krav på nytt intranät och digital arbetsplats identifierades i en förstudie:
- Behov av mer effektiv och framtidssäkrad plattform för intern kommunikation, som stödjer ett mer processinriktat och digitalt arbetssätt.
- Behov av effektiv och engagerande internkommunikation som når samtliga medarbetare inom Scandi Standard – produktion och kontor – i samtliga länder.
- Internkommunikation som stöttar koncernen i arbetet med att skapa ett mer framtidssäkrat företag – vara del av en digital arbetsplats och stötta arbetssätt som bygger på kommunikation och samarbete via Microsoft 360.
Strategi
Utifrån de krav som identifierades, bidrog Rippler med att projektleda upphandling av relevant plattform för digital arbetsplats inklusive intranät. Rippler tog även fram projektplan med syfte, mål och KPIer för projektet – att skapa och implementera en ny plattform för intern kommunikation – som antogs i koncernledningen.
Några av utmaningarna i projektet:
- Implementera effektiva kanaler i samtliga länder: Vissa länder hade vana av att arbeta med intranät, andra använde andra kanaler. Nu behövde samtliga länder köpa in i idén att ha ett intranät som den primära informations- och kommunikationskanalen.
- Nå samtliga medarbetare: Vald lösning behövde nå ut till samtliga medarbetare, oavsett i vilket land de arbetar och om de arbetar inom produktion eller kontor. Vissa användare hade vidare egna konton i Microsoft Office, andra inte. Lösningen som valdes behövde kunna hantera båda varianterna.
- Olika språk: De olika dotterbolagen befinner sig på fem olika marknader, med olika lokala språk samt medarbetare från andra länder i Europa och Asien. Vald lösning behövde innehålla möjligheter till publicering och översättning till ett flertal olika språk.
- Brist på kommunikationsresurser: När projektet inleddes var det endast två av fem länder som hade medarbetare anställda som arbetade med kommunikation. En utmaning i projektet var att identifiera och involvera medarbetare från andra funktioner i projektet.
- Sätta en effektiv och väl fungerande governance för hantering av internkommunikation framåt, inklusive intranäten: Presentera en struktur för hur utveckling av den digitala plattformen och intranäten skulle hanteras framåt på lokal och global nivå.
Leveransmål för projektet:
- Implementera: En gemensam lösning på fem lokala marknader samt en för hela koncernen.
- Räckvidd: Nå ut och kunna användas av samtliga medarbetare i koncernen – oavsett i vilket land eller i vilken position de arbetade.
- Långsiktig governance: Tydliggöra resursbehoven och att sätta upp riktlinjer för hur långsiktig hantering av intranätet skulle hanteras.
Resultat
- 5 intranät med egen branding/look & feel, lokalt innehåll, lokala redaktörer och innehållsansvariga lanserades hösten 2023. Samtliga intranät har samma struktur i grunden samtidigt som de är visuellt och innehållsmässigt anpassade för att upplevas som ”lokala.”
- Ett globalt intranät i samma plattform som de lokala lanserades hösten 2023 – med möjlighet att dela information och nyheter till flera intranät, språkversionering mm.
- Informationen på intranätet är uppdelad i olika flöden för att minska känslan av ”information overload”: Lokala nyheter, globala nyheter, nyheter kring medarbetare osv. Det underlättar för medarbetare att hitta det de är mest intresserade av.
- Sociala interaktioner är inbyggda i plattformen vilket gör att medarbetare enkelt kan gilla, kommentera och dela inlägg/nyheter. Det går också att se vilka nyheter som är mest lästa och som har flest kommentarer.
- Vald plattform är kompatibel med MicroSoft Office 360 vilket främjar ett mer digitalt arbetssätt. De nya intranäten är tillgängliga via Teams i webben och via mobil. Samtidigt kan medarbetare via intranäten söka på dokument i SharePoint och hitta kollegor via Microsoft Office.
- Alla sidor och all information på nya intranäten har informationsägare som ansvarar för relevans och aktualitet. Det är också tydligt vem man ska kontakta om man vill veta mer.
- Lösningen är mobilanpassad vilket ger en bra användarupplevelse för de medarbetare som tar del av informationen via sina mobiler, till exempel medarbetare som arbetar i produktionen.
- Nationell och lokal information, som tidrapportering, lönebesked, riktlinjer och lagar för arbetsmiljö, mallar för medarbetarsamtal med mera, finns tillgängligt via de lokala eller det globala intranätet. Medarbetare i Finland hittar den information som gäller för dem medan medarbetare i Danmark har sitt intranät med sina sidor och dokument.
Om Scandi Standard
Scandi Standard levererar färsk, fryst och ”ready-to-eat” kyckling och är största leverantören i Norden och på Irland. Scandi Standard bildades 2013 genom en sammanslagning av svenska Kronfågel och danska Danpo. Vid samma tillfälle förvärvades norska Den Stolte Hane. Idag ingår även Naapurin Maaliskana i Finland och Manor Farm på Irland. Scandi Standard är noterade på Stockholmsbörsen.
