Den hybrida organisationen är här för att stanna. Vissa har infört en permanent hybridmodell med en tydlig struktur mellan distans- och kontorsarbetet. Andra har ingen plan, eller har inte kommunicerat den tydligt nog, vilket kan påverka engagemang och produktivitet. Samtidigt ser de som har en tydlig vision för det hybrida arbetet klara fördelar med det: Medarbetarna blir mer produktiva när de vet vad som gäller, och känner sig trygga i att ha frihet under ansvar.
I det hybrida arbetslivet spelar den interna kommunikationen en avgörande roll för att hålla medarbetarna informerade, främja engagemang och samhörighet. När inte alla är på kontoret som tidigare, ställs nya krav chefer och ledning. Hur kan vi anpassa den interna kommunikationen i takt med att de informella samtalen vid kaffemaskinen, dialogen över lunchen eller spontana möten sker mer sällan? Hur säkerställer vi att viktig information når alla? Behöver vi utveckla nya sätt att dokumentera, spara och dela information?
I en hybrid organisation blir det extra viktigt att alla förstår organisationens värderingar och strategi och kan känna engagemang för vart vi är på väg, hur och varför och det kan kräva nya sätt att kommunicera för att se till att alla är med.
Om ni inte redan gjort det kan det vara hög tid att fundera över hur er interna kommunikation behöver anpassas så att alla medarbetare känner att de är del av gemenskapen, oavsett var de arbetar. Vi på Rippler vill vi lyfta fram fyra viktiga aspekter att tänka på för den interna kommunikationen i en hybrid organisation.
Likvärdighet
Se alltid till att kommunikationen är likvärdig, oavsett var medarbetarna befinner sig, och undvik en kultur av ”vi och dem”, ”har och inte har” eller ”vet eller vet inte”. Se till att alla i känner sig inkluderade och att deras röster tas tillvara. Det kan vara lätt att glömma bort kollegor på distans, så var noga med att inkludera dem i diskussioner och beslutsprocesser och se till att ha tydliga rutiner för hur och var kommunikation ska ske.
Tydlighet kring syfte
Tydlighet kring organisationens syfte, värderingar och mål bidrar till en ökad tillhörighet och att medarbetarna upplever att deras arbete är betydelsefullt, oavsett var de arbetar. Den övergripande visionen, strategin och affärsmålen måste vara väl kända och utgöra grunden för den intern kommunikationen. Något förvånande, finns detta dock inte alltid nedtecknat och tillgängligt för alla, och allt för ofta är det något som bara ledningen känner till (även i icke-hybrida organisationer).
Informations-FOMO
I den hybrida organisationen finns risk att de som är på distans upplever en ny typ av FOMO (Fear Of Missing Out). Här handlar det om rädslan att gå miste om information, informella samtal och småprat. Digitala möten kan aldrig mäta sig med den kontext som skapas i personliga samtal. Den som är ansvarig för den interna kommunikationen bör därför arbeta för att den interna kommunikationen bidrar till en rättvis medarbetarupplevelse. En del i detta är att se till att det finns tydliga rutiner för vad som ska kommuniceras hur. Annars finns risk att det spretar och att information läcker här och där, vilket skapar en otydlig situation för medarbetaren.
Kanalstruktur och riktlinjer
Väl avvägda kanaler och verktyg är centralt, liksom en policy för hur kanalerna ska användas så att kommunikationen blir enhetlig. När ska vi använda Teams eller Zoom? Vad ska vi ha på intranätet, i nyhetsbrev, video? Vad ska vi mejla, och när bör vi ha möten? Vem kommunicerar om vad? Hur skriver vi var? Till vem? Hur når vi ut, till alla? Hur kan vi skapa ett forum för småprat, även om vi inte ses? Kanalstrukturen ska bidra till välfungerande intern kommunikation, oavsett var medarbetare arbetar. Den underlättar för kommunikationsavdelningen, liksom för chefer och medarbetare.
Har ni alla pusselbitar på plats när det gäller er interna kommunikation? Eller är ni intresserade av att diskutera hur den skulle kunna utvecklas? Tveka inte att höra av er till oss på Rippler. Vi har lång erfarenhet av att hjälpa företag att optimera sin interna kommunikation och skapa en starkare samhörighet i den hybrida organisationen.
