Distansarbete är här för att stanna, vilket kommer att påverka utformningen av våra framtida kontor och med största sannolikhet även organisationers strukturer för internkommunikation. Många vittnar om utmaningar i den interna kommunikationen när många arbetar hemifrån, både för medarbetare och chefer. Den existerande kommunikationsstrukturen bygger helt enkelt oftast på att majoriteten av medarbetarna fysiskt befinner sig på arbetsplatsen, och är inte anpassad efter det faktum att medarbetarskaran är utspridd och den mesta dialogen nu sker digitalt.
Det nya normala 2.0
Oavsett struktur är den interna kommunikationens viktigaste uppgift att bidra till tillhörighet, engagemang och arbetsglädje, och att påverka produktivitet och resultat. Med en stor andel distansarbetare ruckas förutsättningarna och därmed också resultatet. Det gör att du måste anpassa tillvägagångssättet, det vill säga hur du planerar och genomför den interna kommunikationen. Om verkligheten inte stämmer överens med kartan, måste kartan alltså ritas om. Länge har vi ”tuffat på” med digitala möten, men vad måste vi göra nu för att anpassa oss till det nya normala 2.0?
Här har du som ledare en viktig roll i att våga göra nödvändiga förändringar för ökad motivation.
Att slentrianmässigt genomföra alla möten digitalt och fortsätta som tidigare med mejl, intranät och sociala kanaler riskerar att leda till digital trötthet, bristande förståelse, tillhörighet och engagemang. Om du bara går till dig själv – hur många fler digitala workshops orkar du själv vara aktiv i? Under pandemin har många hamnat i en digital slentrian, där den mesta interaktionen med kollegor sker i zoom- eller teamsmöten, som ofta leder till svårigheter att hålla fokus. Kommunikationen känns platt och ensidig, framförallt i större grupper där interaktion blir svårare.
Hur säkrar vi dialog och småprat?
Istället bör du börja tänka över hur du bäst förmedlar budskap och i vilket format, och samtidigt möjliggör dialog och återkoppling när det behövs. Kanske en stor del av den kommunikation som sker i digitala möten gör sig bättre per telefon, eller i skriftlig form? Kanske ska du framöver ha fasta tillfällen när alla infinner sig på fysiska möten på kontoret? En direkt följd av att inte ses IRL är att den spontana och informella kommunikationen som skapar samhörighet, som pratstunden vid kaffeautomaten, under lunchen, innan eller efter ett möte, i stort sett är utraderad. Digital AW, bingo och quiz i all ära, de har fyllt sin funktion, men dessa former av social kommunikation har kanske gjort sitt nu när vi går in en ny era av distansarbete som är här för att stanna. Så vad blir nästa steg?
Om du ser skäl att anpassa och förbättra den interna kommunikationen, utgå från hur ni ska bygga långsiktigt engagemang och stärka ert resultat med intern kommunikation som medel.
Fem steg till utvecklad internkommunikation:
- Välj väg. Fundera igenom och kommunicera redan nu – hur kommer det att bli för oss?
- Utvärdera. Ta reda på hur er interna kommunikation fungerar. Utvärdera och samla in feedback från chefer och medarbetare.
- Anpassa. Skapa en långsiktigt hållbar plan för er interna kommunikation utifrån de förutsättningar ni har, innehållandes kanaler, innehåll, frekvens, roller.
- Förankra. Skapa förståelse och engagemang för förändring, sätt upp riktlinjer som hjälp på vägen – hur kommunicerar vi, när, i vilken kanal, utse även roller och ansvar.
- Genomför. Gör de planerade förändringarna, samla in feedback, utvärdera och anpassa igen.
Är du i behov av optimera och utveckla er internkommunikation? Vi på Rippler hjälper dig.
Hör av dig till sofia.le@rippler.se om du vill veta mer.
